Зачастую различные технологические системы управления предприятием называют волшебным средством для развития бизнеса. В компании Utech, разработавшей продукт TMS (Transportation Management Software), так не считают.
Сама по себе система TMS не избавит транспортную компанию от всех проблем. Однако необходимая для работы системы TMS реструктуризация предприятия, оптимизация бизнес-процессов в совокупности с внедрением TMS действительно позволит решить много вопросов. Но это большая работа для транспортной компании, к ней надо подходить осознанно, подготовить необходимые человеческие и временные ресурсы.
В общем, чудес не бывает: просто установить программное обеспечение и ждать больших результатов – не получится. Придется поработать. Но результат превзойдет ожидания.
На эту тему мы разговариваем с Терри Ивановым (Т.И., На фото), советником по логистическим технологиям компании Utech и с Алексом Д. (А.Д.), президентом транспортной компании ALD Transportation, в которой не так давно приобрели систему Utech TMS, и уже могут оценить ее плюсы и минусы.
Алекс, первый вопрос к вам: насколько просто внедрять систему TMS?
А.Д.: Однозначно – не просто. Нам приходится многое перестраивать, например, нужно перестроить структуру нашей диспетчерской. Мы уже поменяли процесс оплаты водителям, изменили некоторые моменты в бухгалтерии. И я понимаю, что еще изменения будут. Но также понимаю, что такая система для нас необходима.
Почему вы так считаете?
А.Д.: Во первых, сразу стала более прозрачной система наших расходов. Во-вторых, существенно упрощен процесс биллинга. Ну и бухгалтерия очень радуется возможности формировать водительские стейтменты внутри системы, что занимает гораздо меньше времени. Нам есть еще над чем поработать, но первые плоды уже видны.
Давайте про бухгалтерию поподробнее. Можно ли интегрировать систему с какой-то бухгалтерской программой, QuickBooks например? Как насчет всех данных, которые уже есть у компании?
Т.И.: Давайте отвечу я. TMS позволяет использовать большую часть существующих данных из вашей учетной записи QuickBooks и вообще из любых электронных таблиц. Вы можете автоматизировать множество повседневных рутинных процессов, таких как выставление и оплату счетов, оплату дорожных сборов, штрафов, топлива и т.д. Также вы сможете интегрировать клиентскую и водительскую базу из существующих списков QuickBooks.
Чем система может помочь в сотрудничестве со страховыми компаниями?
Т.И.: Страховые компании хотят видеть, что у компании-клиента есть TMS, и все аварии и повреждения груза под контролем, и что компания структурированно хранит подробную информацию о своей работе. Это позволяет транспортной компании получить более выгодное предложение от страховщиков. С нашей системой, правильным учетом документов и хорошим FMCSA score можно снизить страховку на один трак в среднем с 17 тысяч за год до 13-14 тысяч долларов. И страховые компании, можно сказать, охотятся на транспортные компании, у которых налажена система – им проще с ними работать даже по низким ставкам.
А.Д.: Мы до этого еще не дошли, но хочется на это надеяться. 20-30% экономии на страховке – это огромные деньги.
Какие еще преимущества системы мы не затронули?
Т.И.: Я бы хотел упомянуть возможность создавать отчеты. Чем больше данных будет помещено в систему, тем подробнее и показательнее будут отчеты. Причем речь идет не только о данных, которые напрямую введены в TMS вами, но и о данных, полученных из сторонних систем, используемых компанией – TMS интегрируется со всеми основными ELD системами, используемыми транспортными компаниями. В частности, все данные с платформ ELD попадают в Utech TMS, причем не важно, пользуется ли компания платформой GPS TAB ELD, разработанной Utech или платформами наших конкурентов, такими как Samsara, KeepTruckin и т.д. Таким образом, TMS при помощи интеграции, объединяет информацию в одном месте. И наглядно ее представляет.
А.Д.: Мы еще в начале пути и данных в системе еще не очень много, но уже пользуемся отчетами по затратам: Maintenance, Fuel, Toll Expenses. Это очень удобно – в конце или в течение недели я формирую отчеты и понимаю, сколько мы потратили на то или иное в данный момент. И, что главное, сколько же средств у нас осталось после всех затрат. Это позволяет быстрее понять, где проблема и как повлиять на ситуацию.
Вы упомянули факторинговые компании. Как система улучшает сотрудничество с ними?
Т.И.: Utech TMS интегрируется с большинством факторинговых компаний, например, с такими как RTS, APEX, TAFS и многими другими. Благодаря этому информация собирается именно в том виде, в котором удобно и факторинговой компании и транспортной. И сотруднику, отвечающему за работу с факторинговыми компаниями, не нужно делать работу вручную – достаточно настроить повторяющиеся процессы, и управлять всем из одной точки, обладая всей информацией.
А.Д.: Раньше наш бухгалтер тратил большое количество времени на то, чтобы собирать еженедельно инвойсы вручную для отправки их нашим факторинговым компаниям. Теперь инвойсы создаются автоматически внутри системы. Таким образом, у бухгалтера освобождается существенное количество времени. А это значит, что я могу вести большее количество траков, не затрачивая ресурсы.
Терри, для кого предназначена система TMS?
Т.И.: В первую очередь – для руководителя транспортного предприятия и глав департаментов. Практически все, что нужно для управления компанией, будет у них под рукой. В этом весь смысл системы, вы сможете хранить все данные о деятельности компании в одном месте, включая файлы, документы, изображения CDL водителей и т.д. TMS затрагивает множество сегментов, от ввода данных о заказах в систему, погрузки, планирования, отслеживания активов (грузовик, прицеп, водитель) до работы со страховыми и факторинговыми компаниями. Система также важна для диспетчеров и safety менеджеров.
А.Д.: Да, я бы хотел дополнить про safety менеджмент. Для нас оказались очень полезны инструменты управления safety, которые встроены в систему TMS. Они позволяют держать под контролем тикеты, ситуации с авариями, повреждения груза и т. д. Еще полезная вещь – это отслеживание истечения срока действия активов. В частности, я надеюсь, что у нас больше не будет водителей, которые забыли пройти тест на наркотики после 30-дневного отпуска.
Т.И. Да, Алекс, Вы абсолютно правы, ведь ваша компания должна учитывать в работе большое количество дедлайнов, все даты которых невозможно помнить.
В конце нашего разговора я бы хотел поблагодарить Алекса за участие в беседе. А также еще раз подчеркнуть, что в целом грамотное внедрение системы TMS, за счет ее структурности и наглядности, в итоге позволит компании работать эффективней, обеспечит меньшую текучесть кадров среди водителей, оптимизирует управленческую структуру компании, улучшит условия сотрудничества со страховыми и факторинговыми компаниями. Рано или поздно, если вы всерьез относитесь к своему бизнесу, если вы заинтересованы в развитии этого бизнеса, вам придётся внедрить систему управления транспортной компанией.
Но я хочу, чтобы читатели запомнили одну вещь: программное обеспечение не решает проблемы, это делают люди. Если ваша компания готова к такой работе – звоните и заказывайте демонстрацию системы TMS (www.utechtms.com).
